Una vez que el proyecto ha sido aprobado para su realización y se inicia la gestión de la planeación, se debe incluir en esta también la de los riesgos.
Durante una fase temprana, es típico el inicio de la ingenierías, siendo la conceptual la base de estas.
2. OBJETIVO
Relacionar el momento más oportuno para la identificación de los riesgos en una fase temprana al inicio de un proyecto.Nota: Este contenido es libre y puede ser utilizado en beneficio de quien lo necesite, señalando el texto, copiándolo y pegándolo en un archivo de texto. Fue escrito con base en el conocimiento y múltiples experiencias en gestión de proyectos por Jaime Granados Roa (Cel.: 57-320 916 4097, email: jgranados@diprotech.co). Cualquier sugerencia es bienvenida, no contiene derechos de autor.
3. METODOLOGÍA PROPUESTA PARA LA GESTIÓN DE RIESGOS EN UNA FASE TEMPRANA EN UN PROYECTO DE INVERSIÓN
La gestión inicial de un proyecto en una fase temprana implica como mínimo:
- Definición preliminar del alcance del proyecto y su representación en una WBS (Work Breakdown Structure), herramiento en donde se ilustra por paquetes de trabajo el alcance del proyecto, la que se complementa durante la planeación hasta detallarla lo mejor posible para asegurar el control del proyecto.
- Identificación de las actividades básicas para cada paquete de trabajo y estructuración de un cronograma preliminar del proyecto.
- Identificación de los principales stakeholders o involucrados del proyecto, tanto externos como internos y definición preliminar de estrategias de manejo de estos.
- Cuantificación de los recursos asociados a las diferentes actividades, equipos y servicios requeridos para la ejecución del proyecto y su respectivo registro en un Estimativo de Costo con un grado de incertidumbre alto.
- Definición del contratista de ingeniería conceptual e inicio de estas actividades.
- Definición de las visitas de campo requeridas para el desarrollo de la ingeniería conceptual.
- Estudios preliminares del proyecto relacionados con mercado, costos base, viabilidad financiera y en general con el cubrimiento de la necesidad.
- Identificación de las mejores Prácticas de incremento de valor que aplicarán en las diferentes fases del proyecto y los beneficios esperados de estas.
Teniendo como base la planeación del proyecto en una fase temprana, la gestión de riesgos debe prever como mínimo:
- Las entradas mínimas requeridas: Para esta fase es clave contar con la siguiente información:
- Lecciones aprendidas de proyectos similares.
- Listado de stakeholders, sus expectativas y estrategias de manejo preliminar.
- Estado del proyecto en alcance, tiempo y costo.
- Estrategia de ingeniería aprobada.
- Riesgos previos identificados en el Caso de Negocio.
- Avance de la ingeniería conceptual realizado.
- Situaciones críticas detectadas por la ingeniería conceptual.
- Informe de las visitas de campo y de los estudios preliminares de campo (ej.: estudios de suelo, topografías, vatimetrías, etc).
- El tipo de riesgos que se espera identificar en esta fase: Son riesgos asociados a la continuación de las ingenierías (terminación de la conceptual, la básica y la de detalle), según la estrategia aprobada, relativos con la gestión de contratación de los estudios diversos, algunos relativos a campo y la incidencia social, ambiental y de gestión inmobiliaria.
- La metodología más apropiada para realizar la identificación de los riesgos: Se tienen diferentes metodologías, dentro de las que se presentan:
- Entrevistas con stakeholders claves y consolidación posterior.
- Realización de formatos y envió de estos a los líderes de las áreas de gestión, para su diligenciamiento de los riesgos identificados y posterior consolidación.
- Ejecución de un taller multiáreas de gestión para la identificación de los riesgos (esta es una de las más recomendadas y se puede ampliar la información en el siguiente link: http://optimizaciontalleresriesgos.blogspot.com).
- Muchas otras técnicas que dependen del tipo de proyecto a gestionar.
- Alcance de la gestión de los riesgos (la mínima recomendada): El alcance en la gestión de los riesgos para una fase temprana de un proyecto es:
- Identificación de los riesgos relevantes y específicos de cada área de gestión.
- Revisión de las causas y definición de las causas raíces.
- Acotación preliminar de los impactos en el proyecto o consecuencias.
- Identificación de los controles específicos que pueden generar mitigación a los riesgos identificados (procedimientos, políticas y estándares de compañía).
- Valoración cualitativa de los riesgos con base en una matriz de consecuencias vs probabilidad de ocurrencia, que permita priorizarlos y clasificarlos (Altos, Medios y Bajos)
- Identificación de los planes de acción preliminares para los riesgos clasificados como Altos y Medios.
- Registro de toda la información de riesgos y trazabilidad por escrito.
- Revisión de los riesgos que impactan el Cronograma y el Estimativo de costos del proyecto y relacionamiento con las principales actividades y rubros respectivamente.
- Cálculo de la contingencia en tiempo para el Cronograma y en costo para el Estimativo de costos, con base en los riesgos identificados y con apoyo de un software que permita realizar las sensibilizaciones probabilísticas.
- Seguimiento y control periódico a los riesgos clasificados como Altos y Medios y no tan contínuo a los Bajos, con cada líder de cada área de gestión del proyecto.
- Informe mensual a la Gerencia del proyecto, relacionando la gestión de riesgos efectuada en el proyecto y las alarmas derivadas a los riesgos altos, bajas gestiones efectuadas y posibles materializaciones.
- El momento más oportuno para su realización: En una fase temprana es conveniente esperar que el equipo base del proyecto haya realizado visitas a campo y se tengan los primeros reportes de estas visitas y de los estudios de campo (suelos, topográficos, etc). Estas visitas sensibilizan a los profesionales y permiten que la identificación de riesgos sea más fructífera, motivo por el cual se recomienda realizar esta sesión de identificación, justo después de las visitas técnicas y de campo.
4. DERECHOS DE AUTOR
Este artículo no tiene derechos de autor y es libre de utilizar por quien lo consideré útil para el desarrollo de sus actividades. La información se puede seleccionar con el mouse, copiar y pegar en una hoja de texto. En caso de copiar en forma exacta, favor hacer mención del autor. Mil gracias.
Espero que estos apuntes sean de su interés.
Mil gracias.
Para complementación de alguno de los puntos o mayor detalle, pueden contactar a:
Ing. Jaime Granados Roa
E-mail: jgranados@diprotech.co
Celular: (57) 320 916 40 97
Diprotech SAS
www.diprotech.co
Ciudad: Bogotá - Colombia.
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